Nachhaltigkeit im Trend: Wie die Digitalisierung von Büro-Arbeiten hieran beiträgt

In letzter Zeit begegnete mir ein Begriff besonders häufig: Warenwirtschaftssysteme. Also habe ich den mal nachgeschlagen.

Kennst Du das? Ein neues Wort wiederholt sich des Öfteren. So erging es mir mit Warenwirtschaftssystemen. Was bedeutet das und was hat das mit dem Klimawandel zu tun? Denn das hat es. In diesem Kontext habe ich es auch kennengelernt, denn es ging eigentlich um die Digitalisierung des Büros.

Das Homeoffice ist inzwischen ein geflügeltes Wort, aber nur ein Teil der Arbeitsplatz-Digitalisierung. Es begann meines Erachtens mit dem Drucker, wobei das in die 90er Jahre zurückgeht. Nach der Schreibmaschine kam der Computer und inzwischen wäre der Ausfall des Internets eine Katastrophe.

Es sind aber Teil der Lösungen, die wir im Angesicht des Klimawandels brauchen. Es erleichtert nicht nur die Arbeit, wenn man kein Kursbuch mit einem roten und einem schwarzen Stift mehr hat, es hilft auch Ressourcen zu sparen. Was die Arbeitswelt betrifft, ist wohl die Effizienz das wichtigste Kriterium. Es gibt ja nicht nur MS Office, sondern richtige Kalkulationsprogramme. Wenn es jetzt auch noch gute Steuersoftware gäbe, aber ich glaube, das ist selbst von der Digitalität zu viel verlangt.

Eines dieser Effizienzwunder, die ihren kleinen Teil Ressourcenschonung beitragen, sind Warenwirtschaftssysteme. Auch das sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Verwaltung und Steuerung ihrer Warenströme einsetzen. Das Geheimnis der Systeme lautet Automatisierung der integrierten Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lagerhaltung, Verkauf, Versand, Buchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement. Und wie immer bei der Automatisierung steigert das die Effizienz und kostet Arbeitsplätze. Das wird uns in nächster Zeit öfters begegnen.

Lagerverwaltung: Das Warenwirtschaftssystem erfasst und überwacht Lagerbestände in Echtzeit. Es ermöglicht die automatische Generierung von Bestellvorschlägen basierend auf dem aktuellen Bestand, um Engpässe zu vermeiden. Zudem unterstützt es bei der Inventarisierung und bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Warenbewegungen, was die Lagerhaltung optimiert.

Einkaufsmanagement: Das System vereinfacht und automatisiert den gesamten Bestellprozess. Es ermöglicht die Verwaltung von Lieferanteninformationen und -konditionen, unterstützt bei der Lieferantenbewertung und erleichtert Preis- und Konditionenverhandlungen. Dadurch können Unternehmen Kosten sparen und eine bessere Kontrolle über ihren Einkaufsprozess erlangen.

Verkaufsmanagement: Das Warenwirtschaftssystem ermöglicht die effektive Verwaltung von Angeboten und Aufträgen. Es unterstützt die Kundenverwaltung, indem es Kundendaten zentral erfasst und verwaltet. Zudem können Preise flexibel gestaltet und Aufträge effizient abgewickelt werden. Dies trägt zu einer besseren Kundenzufriedenheit und einem reibungslosen Vertriebsprozess bei.

Versand und Logistik: Das System hilft bei der Planung und Organisation des Versands. Es ermöglicht die Sendungsverfolgung, optimiert die Lagerplatznutzung und unterstützt bei der Koordination mit Lieferanten. Dadurch können Unternehmen ihre Logistikprozesse effizienter gestalten und eine pünktliche Lieferung sicherstellen.

Finanz- und Rechnungswesen: Das Warenwirtschaftssystem integriert Buchhaltungsfunktionen, wie die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die Rechnungsstellung an Kunden, den Zahlungsverkehr und die Steuerberechnung. Es unterstützt auch die Kostenrechnung, indem es Ausgaben den entsprechenden Geschäftsprozessen zuordnet. Diese Funktionen ermöglichen eine effektive Finanzverwaltung und helfen bei der Erstellung aussagekräftiger Finanzberichte.

Berichtswesen und Analyse: Das Warenwirtschaftssystem generiert Berichte, Dashboards und Analysen, um Geschäftsprozesse und Leistungskennzahlen zu überwachen. Unternehmen erhalten dadurch einen umfassenden Einblick in ihre Aktivitäten, können Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen. Das System unterstützt die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen und die Optimierung der Gesamtperformance des Unternehmens.

Die zentrale Stelle zur Einsicht in die wichtigsten Unternehmensprozesse ist für viele Firmen von Interesse. Nicht nur die großen Konzerne nutzen effektive Warenwirtschaftssysteme, auch die kleineren Unternehmen sind dabei. Bevor ich es vergesse, hier auch noch die Definition.

Die Vorteile sind eine bessere Kontrolle über die Warenbewegungen, eine gesteigerte Effizienz von Geschäftsprozessen, eine Reduktion von Beständen und damit der Lagerkosten und es hilft, Fehler zu umgehen. Derart kann man besser Planen und somit schnellere und besser fundierte Entscheidungen finden. Und last but not least fördert der Einsatz von Bürosoftware-Tools wie effektive Warenwirtschaftssysteme die Nachhaltigkeit, was den ökologischen Fußabdruck der Unternehmen verringert.